Celem prowadzenia księgowości w firmie jest dokumentowanie transakcji, które mają miejsce w przedsiębiorstwie. Zapisy muszą zawierać listę wszystkich aktywów i pasywów firmy, jak również codzienne wpisy wpływów i wydatków pieniężnych. Prawo wymaga, aby przedsiębiorstwa przechowywały te zapisy przez minimum sześć lat.
Dlaczego należy prowadzić dokumentację księgową w firmie
Kiedy tworzysz firmę, prowadzenie dokładnej dokumentacji księgowej ma kluczowe znaczenie. Bez tych zapisów, Twoja firma może później napotkać problemy prawne. Właściwy system prowadzenia dokumentacji może pomóc Ci uniknąć tego problemu. Większość rekordów są przechowywane w formie elektronicznej, ale trzeba się upewnić, że można uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie. Należy również pamiętać, że zawsze należy przechowywać jedną wersję dokumentacji, chyba że jesteśmy prawnie zobowiązani do przechowywania więcej niż jednej.
Dobra dokumentacja księgowa pomoże Ci zidentyfikować aktywa, zobowiązania i dochody Twojej firmy. Dzięki temu poznasz swoje mocne i słabe strony i będziesz mógł podejmować lepsze decyzje finansowe. Dokładne zapisy ułatwią również raportowanie wyników działalności, co doprowadzi do bardziej precyzyjnych prognoz. Ponadto, dokładne zapisy pomogą Ci zmierzyć wydajność Twojego biznesu i stworzyć cele i zadania.
Zapisy księgowe obejmują faktury, paragony, listy płac pracowników oraz rejestry zakupów i wydatków. Deklaracje podatkowe i rejestry VAT to kolejna ważna część dokumentacji księgowej. Firmy powinny przechowywać te zapisy przez siedem lat po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Inne dokumenty, takie jak protokoły z posiedzeń zarządu i rejestry VAT, powinny być przechowywane przez co najmniej dziesięć lat. Należy również przechowywać zaświadczenia o odsetkach bankowych oraz oryginały dokumentów potwierdzających odliczenia podatkowe.
Najlepszym sposobem zarządzania finansami firmy jest posiadanie dobrej dokumentacji. Dobra dokumentacja może pomóc w minimalizowaniu strat, zarządzaniu gotówką i spełnianiu wymogów prawnych, regulacyjnych i podatkowych. Dokumentacja księgowa może być kluczowa dla prowadzenia firmy i należy skorzystać z porady księgowego, jeśli nie ma się systemu jej prowadzenia. Dostęp do dokumentacji może być konieczny w różnych momentach i na żądanie innych zainteresowanych stron. Na przykład, Australijski Urząd Podatkowy może chcieć zbadać twoje zapisy, więc powinieneś zapewnić, że są one dokładne.
Wyciągi bankowe, na przykład, powinny być przechowywane przez siedem lat, lub dłużej, jeśli Twoja firma ich potrzebuje lub wymaga tego Twoja sytuacja podatkowa. Większość dokumentacji biznesowej zostanie w pewnym momencie wyrzucona, ale są takie, które powinny być przechowywane na stałe. Te zapisy mogą obejmować dokumenty planu emerytalnego i rentowego, aktywne umowy leasingowe, protokoły spotkań akcjonariuszy i certyfikaty akcji.
Dlaczego należy przechowywać dokumentację księgową przez co najmniej trzy lata
Ważne jest, aby w firmie przechowywać dokumentację księgową przez co najmniej trzy lata. Obejmuje to rachunki, wyciągi bankowe, listy płac pracowników i raporty wydatków. Ważne jest również, aby przechowywać dokumentację płacową i formularz I-9 pracownika przez co najmniej trzy lata po odejściu pracownika z firmy. Należy również zachować księgi główne i inne dokumenty pomocnicze przez co najmniej siedem lat. Należy również zachować dokumentację dotyczącą inwentaryzacji aktywów.
W erze elektronicznej prowadzenie dokumentacji jest jeszcze bardziej kluczowe. Być może za siedem lat nie będziesz już używać tego samego laptopa, więc dlaczego nie zrobić kopii zapasowej dokumentacji na zewnętrznym dysku twardym lub w usłudze opartej na chmurze? Nie oznacza to jednak, że należy wyrzucić oryginalne pliki papierowe. Powinieneś wykonać kopię zapasową swoich zapisów na zewnętrznym dysku twardym lub w usłudze chmurowej w celu ich przechowania. Chociaż większość ekspertów ds. rachunkowości zaleca przechowywanie dokumentacji księgowej przez co najmniej siedem lat, niektórzy twierdzą, że najlepiej jest przechowywać ją tak długo, jak to możliwe. Oprócz zapisów papierowych, niektóre zapisy operacyjne mogą również kwalifikować się jako dokumenty prawne. Zapisy te mogą dostarczać szczegółów na temat struktury prawnej firmy lub własności.
Właściwa dokumentacja jest niezbędna do odwzorowania postępów firmy, przygotowania sprawozdań finansowych, śledzenia kosztów uzyskania przychodu oraz śledzenia aktywów firmy. Właściwe przechowywanie dokumentacji pomoże Ci uniknąć niepotrzebnych zobowiązań i zmaksymalizować wydajność Twojej firmy. Utrata ważnych zapisów może spowodować, że stracisz cenny czas i pieniądze, co wpłynie na twoją zdolność do odzyskania równowagi po katastrofach.
Jeśli posiadasz dokumenty lub papiery, które zawierają wrażliwe informacje, takie jak dokumentacja podatkowa, przechowuj je w bezpiecznym miejscu. Większość stanów ma przepisy dotyczące tego, jak długo firmy powinny przechowywać pewne zapisy. Na przykład, Occupational Health and Safety Administration wymaga, aby firmy przechowywały dokumentację dotyczącą urazów w miejscu pracy przez co najmniej pięć lat. Powinieneś również przechowywać wyciągi bankowe i anulowane czeki przez siedem lat.
Podczas gdy większość wyciągów bankowych i wyciągów z kart kredytowych może być w formie cyfrowej, ważne jest, aby przechowywać paragony przez co najmniej trzy lata. Paragony są niezbędną dokumentacją biznesową, ponieważ pomagają oddzielić zakupy biznesowe od osobistych. Pomagają także w identyfikacji źródła wydatku. Nawet jeśli prawo nie wymaga ich przechowywania, mogą one być pomocne w przyszłości dla Twojej firmy.
Powinieneś również zachować protokoły z posiedzeń zarządu, regulaminy, rejestry akcji i rejestry udziałowców. Należy również pamiętać o przechowywaniu kopii umów i umów najmu, a także wszelkich informacji zastrzeżonych. Jeśli masz porządny system księgowy, powinieneś zapisać koszty budowy, przypisać dokumenty zakupu i ustawić harmonogram amortyzacji dla zapasów.
Innym powodem, dla którego powinieneś zachować dokumentację księgową przez co najmniej trzy lata, jest przygotowanie się do zeznań podatkowych. Jeśli ubiegasz się o odliczenie podatkowe, upewnij się, że przechowujesz wszystkie związane z tym paragony i dokumentację. Ważne jest również, aby zachować dokumentację płacową, rachunki i rejestry dochodów pracowników. Nigdy nie wiadomo, kiedy IRS poprosi o wgląd w dokumenty biznesowe.
Prowadzenie dokumentacji księgowej przez co najmniej trzy lata w Twojej firmie może być ważnym elementem utrzymania sprawnego działania Twojej małej firmy. Nie tylko pomogą Ci one w przygotowaniu deklaracji podatkowych, ale także ochronią Twoją firmę przed poważnymi problemami prawnymi i audytowymi. Nigdy nie wiesz, kiedy twoja firma może stanąć przed poważnym audytem, więc ważne jest, aby zachować wszystkie swoje zapisy na dłuższą metę.
Podobne tematy